Управління організаційно-інформаційної роботи та контролю утворене міською радою для організаційного та інформаційного забезпечення діяльності  виконавчого комітету, здійснення організаційно-технічного контролю за виконанням документів вищого рівня,  рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.  Управління в своїй діяльності взаємодіє з виконавчими органами міської ради, сільськими радами Івано-Франківської міської ради, органами самоорганізації населення, структурними підрозділами обласної державної адміністрації, Асоціацією міст України, Асоціацією малих міст України, Асоціацією відкритих міст України, громадськими об’єднаннями, зокрема громадською мережею «ОПОРА», Комітетом виборців України, Центром політико-правових реформ, обласним центром реформ  та іншими.  

Управління  загальною чисельністю 6 осіб складається з відділу  організаційно-інформаційної роботи та відділу контролю. 

І. Питання організаційного забезпечення роботи виконавчого комітету міської ради

І.1.Підготовка проектів рішень виконавчого комітету і розпоряджень міського голови, інформацій, довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи, матеріалів  про  хід виконання рішень виконавчого комітету міської ради  і розпоряджень міського голови

Упродовж звітного періоду підготовлено 19 проектів рішень   виконавчого комітету, міської ради. Зокрема, напрацьовано проекти  нормативно-правових документів, якими  затверджено положення виконавчих органів міської ради, їх штатні розписи.  Також підготовлено проекти  рішень міської ради, виконавчого комітету, основні з яких: «Про внесення на розгляд сесії міської ради проекту рішення «Про оптимізацію діяльності комунальних підприємств»», «Про план роботи виконавчого комітету на ІІ півріччя 2016р.», «Про план роботи виконавчого комітету на І півріччя 2017р.» «Про затвердження Цілей впровадження Політики якості виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради»,  а також розпорядчі документи про надання дозволу на створення та реєстрацію будинкових комітетів.

Управлінням підготовлено 17 розпоряджень міського голови, понад 30 інформаційних довідок, службових записок з питань організаційно-масової роботи (на виконання доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, розпоряджень голови облдержадміністрації, протокольних доручень заступника голови, керівника апарату облдержадміністрації, доручень Президента України). Працівники управління координували роботу з підготовки та подання в організаційний відділ облдержадміністрації оперативних матеріалів на виконання доручень Президента України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень та протокольних доручень голови облдержадміністрації.

Здійснювався контроль за порядком розгляду планових питань на засіданнях виконавчого комітету міської ради та на нарадах у заступників міського голови.

            І.2.Надання допомоги в роботі виконавчих комітетів

 сільських рад, узагальнення їх роботи, аналіз матеріалів засідань виконавчих комітетів сільських рад

            Щомісячно в управлінні формувався план проведення засідань, виконавчих комітетів, сесій сільських рад. Працівники управління, закріплені за сільськими радами,  надавали допомогу в підготовці проектів рішень виконавчих комітетів  сільських рад, брали участь у засіданнях, готували за їх матеріалами довідки про проведення засідань виконавчих комітетів та сесій сільських рад.

Сільські голови та секретарі сільських рад Івано-Франківської міської ради регулярно беруть участь у навчаннях та семінарах, організованих виконавчим комітетом Івано-Франківської міської ради та Івано-Франківським обласним центром перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій .

            Систематично надаються консультації новообраним головам, секретарям сільських рад з питань організації діяльності.

І.4.Координація діяльності органів самоорганізації населення,

 надання їм необхідної методичної допомоги, узагальнення і розповсюдження досвіду їх роботи

         В місті створено та діють 61 орган самоорганізації населення: 59 будинкових комітети та 2 територіальні комітети -  квартальний комітет приватного сектору мікрорайону Пасічна та територіальний комітет мікрорайону Опришівці.

         За звітний період зареєстровано 6 будинковий комітети, надається методична допомога в організації створення, надання повноважень та діяльності органів самоорганізації населення ініціативній групі зі створення квартального комітету «Гімназійний» та в районі вул.Макогона, Лермонтова, Кобилянської. Надавалась консультаційна допомога в підготовці органами самоорганізації населення нових редакцій положень для внесення їх в реєстр неприбуткових організацій згідно з вимогами Податкового кодексу. З нагоди відзначення Дня місцевого  самоврядування премійовано 29  представників органів самоорганізації населення – найбільш активних, які зареєстрували нову редакцію Положення.

Працівники управління беруть участь в щорічному огляді-конкурсі на кращий будинковий комітет, ОСББ, ЖБК. Надано допомогу в роботі Ради БК та ОСББ в їх діяльності, ведення обліку вихідної та вхідної документації їх діяльності.

1.5. Надання методично-практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради

Систематично проводяться навчання, практичні семінари, тренінги  для працівників виконавчого комітету, сільських рад, зокрема, за звітний період проведено  11 навчань з питань дотримання чинного законодавства при роботі з публічними запитами, з питань енергоефективності, впровадження електронного документообігу, вимог щодо  заповнення електронних декларацій, в яких взяли участь понад 520 учасників. В рамках реалізації шведсько-українського проекту Академії Фольке Бернадотта «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні» проведено ряд тренінгів, а також  дослідження щодо оцінки дотримання принципів верховенства права в наданні послуг, пов’язаних з питаннями будівництва та архітектури. За результатами дослідження розробляються та проваджуються заходи для  вдосконалення якості надання послуг у цій сфері.

14.07.2016 року проведено навчання працівників структурних підрозділів міської ради з питань дотримання ЗУ «Про доступ до публічної інформації».

28-29.07.2016 року забезпечено проведення тренінгу з провадження принципів верховенства права в органах місцевого самоврядування міста Івано-Франківськ в межах проекту «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні».

08.09.2016 року забезпечено проведення навчання працівників виконавчого комітету з питань енергоефективності

08-09.09.2016 року в ході проведення наглядового аудиту надано  методично-практичну допомогу з питань функціонування системи управління якістю відділу кадрів, управлінню економічного та інтеграційного розвитку, управлінню адміністративних послуг, архівному відділу, службі у справах дітей, відділу ведення державного реєстру виборців, департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою, департаменту соціальної політики.

Проведено навчання з електронного документообігу (4 етапи) для керівників  структурних підрозділів та працівників, відповідальних за діловедення.

31.10.2016р. проведено навчання для працівників структурних підрозділів з питання заповнення електронних декларацій.

17.11.2016р. організовано семінар-навчання  для працівників виконавчого комітету «Про написання проектів згідно з тематикою. Український самоврядно-громадський стандарт».

05.12.2016р. відбувся семінар-навчання керівників структурних підрозділів, працівників, відповідальних за інформаційну роботу «Про порядок наповнення офіційного веб-сайту міста та міської ради».

І.6.Організація роботи по забезпеченню функціонування

системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради

в межах повноважень управління

Основними напрямками роботи щодо системи управління якістю у                 2016 році були здійснення планування, контролю за виконанням заходів по забезпеченню дотримання Івано-Франківською міською радою Політики якості та функціонування системи управління якістю у виконавчих органах міської ради, впровадження системи управління якістю у новостворених виконавчих органах міської ради, підготовка, організація та проходження І наглядового аудиту системи управління якістю виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та ДСТУ ISO 9001:2009.

З цією метою, та відповідно до Настанови з якості, проаналізовано стан виконання Цілей впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради за 2015 рік та розроблено і рішенням виконавчого комітету міської ради №134 від 19.02.2016 року затверджено Цілі впровадження Політики якості у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради на 2016 рік. Проведено координацію роботи, контроль та аналіз виконання таких дій в усіх виконавчих органах міської ради.

Впродовж ІІ кварталу 2016 року проведено ознайомлення працівників новостворених виконавчих органів міської ради з функціонуванням системи управління якістю, забезпечено підрозділи пакетом впроваджених у виконавчому комітеті документів системи управління якістю.

В зв’язку із змінами в чинному законодавстві, структурі міської ради та за поданнями виконавчих органів міської ради впродовж року вносилися зміни до переліку адміністративних послуг. Проведено перевірку нових версій інформаційних та технологічних карток усіх адміністративних послуг, які надаються виконавчими  органами міської ради. Зокрема:

-на виконання рішення сесії міської ради від 22.12.2015р. №34-2 «Про затвердження переліку адміністративних послуг» було перевірено 268 інформаційних та технологічних карток, розроблених виконавчими органами міської ради. За поданнями суб'єктів надання адміністративних послуг внесено зміни в інформаційні картки 9 адміністративних послуг (відділ Держгеокадастру у місті Івано-Франківську – 5 послуг, Департамент житлової, комунальної політики та благоустрою – 2 послуги, управління економічного та інтеграційного розвитку – 2 послуги);

-на виконання рішення сесії міської ради від 21.04.2016р. №300 «Про адміністративні послуги» було перевірено 177 інформаційних та технологічних карток, розроблених виконавчими органами міської ради  (38 ІК-ТК Департаменту містобудування, архітектури та культурної спадщини, 55 ІК-ТК Департаменту житлової, комунальної політики та благоустрою, 14 ІК-ТК Департаменту комунальних ресурсів, 10 ІК-ТК Департаменту молодіжної політики та спорту, 14 ІК-ТК управління економічного та інтеграційного розвитку, 46 ІК-ТК управління реєстраційними процедурами);

-на виконання рішень виконавчого комітету міської ради від 18.08.2016р. №553, від 15.09.2016р. №625 та за поданнями виконавчих органів міської ради було перевірено 37 інформаційних та технологічних карток (10 ІК-ТК управління з питань державного архітектурно-будівельного контролю, 2 ІК-ТК управління праці, 6 ІК-ТК Департаменту містобудування, архітектури та культурної спадщини, 15 ІК-ТК Департаменту соціальної політики, 4 ІК-ТК управління економічного та інтеграційного розвитку;

- відповідно до рішення робочої групи з впровадження та функціонування СУЯ перевірено 23 інформаційних картки управління реєстраційних процедур.

Загалом, впродовж 2016 року, було перевірено, введено в дію, виготовлено їх копії та проведено заміну в структурних підрозділах 514 оновлених інформаційних (ІК) та технологічних (ТК) карток адміністративних послуг.

Проведено 20 засідань робочої групи з впровадження та функціонування СУЯ, підготовлено відповідні протоколи даних засідань.

Внесено зміни та 01.09.2016року затверджено нову версію графіку проведення внутрішніх аудитів на 2016 рік, розпорядженнями міського голови від 01.09.2016р. №552-р та від 05.09.2016р. №562-р затверджено новий склад внутрішніх аудиторів виконавчого комітету Івано-Франківської міської ради та робочої групи з впровадження та функціонування системи управління якістю у виконавчих органах Івано-Франківської міської ради.

Здійснено ряд заходів по підготовці та проходженню І наглядового аудиту системи управління якістю виконавчого комітету міської ради на відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2008 та ДСТУ ISO 9001:2009: надано відповідні консультації та проконтрольовано готовність виконавчих органів міської ради до проходження аудиту, підготовлено ряд необхідних документів для укладання угоди між виконавчим комітетом та ТОВ «Глобал Сетрифік» на проведення перевірки системи управління якістю, здійснено підготовку та організовано проведення 08-09.09.2016року зовнішнього аудиту у виконавчих органах міської ради.

Відповідно до затвердженого графіку здійснено організацію та координацію проведення внутрішніх аудитів (07-11.11.2016р.) у вищого керівництва та 34 структурних підрозділах виконавчого комітету. Проведено збір, перевірку та впорядкування матеріалів по проведених аудитах,  сформовано реєстр звітів внутрішнього аудиту.

Проведено аналіз діючої документації системи управління якістю, сформовано перелік оригіналів документів СУЯ та намічено перелік документів, які потребують внесення змін.

Проаналізовано стан виконання Цілей у сфері якості за 2016 рік.

Проведено аналізування та підготовлено звіт за результатами функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради у 2016 році. Підготовлено протокол розширеної оперативної наради за результатами аналізування вищим керівництвом стану функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті Івано-Франківської міської ради у 2016 році. Підготовлено графік проведення внутрішніх аудитів на 2017 рік.

Постійно здійснюється координація роботи щодо функціонування системи управління якістю у виконавчому комітеті міської ради та усіх виконавчих органах міської ради.

ІІ. Відкритість діяльності виконавчого комітету

Забезпечення максимальної доступності, відкритості та прозорості в роботі міської ради, виконавчого комітету  є пріоритетним напрямом. Реалізація інноваційних проектів, розробка та актуалізація регламентуючих  документів,  дієва співпраця з громадою, активне залучення до життя міста молоді, активних мешканців, громадських організацій дає відчутні результат. У процесі підготовки дослідження «Індекс демократичності міст» Івано-Франківськ увійшов до трійки найдемократичніших міст в Україні. Для формування індексу демократичності Асоціацією міст України вивчалась діяльність  48 найбільших міст у рамках проекту USAID Україна “Громадяни в дії”. Щоб визначити, які з міст найбільше відповідають європейським стандартам відкритості, прозорості та підзвітності міської влади проаналізовано нормативно-правові документи, які регулюють механізми місцевої демократії а проведену роботу в цій сфер діяльності.

До першої п’ятірки найдемократичніших українських міст увійшли: Чернівці – індекс демократичності 78%, Чернігів – 61%, Івано-Франківськ – 56%. Наше місто за індексом демократичності випередило такі міста як  Тернопіль, Черкаси  (48%), Ужгород, Луцьк (47%), Львів (38%).   

Для всебічного висвітлення  діяльності виконавчого комітету, його структурних підрозділів, комунальних підприємств, установ та організацій, що діють на території міста, пріоритетним питанням інформаційної діяльності залишається наповнення офіційного веб-сайту актуальною, змістовною інформацією. Високий рівень відвідувань – від 1500 до 2500 відвідувачів в день свідчить про високу популярність веб-сайту виконавчого комітету. 

Актуальність інформації, яка оприлюднюється на сайті, є досить високою – кожного дня  веб-сторінка поповнюється більш як 20 новими повідомленнями, відвідувачів сайту цікавить база даних нормативних актів, щодня через інтернет-приймальню поступає в середньому 3 електронних звернення.

Протягом 2016р.  на веб-сайті виконавчого комітету розміщено 5948 повідомлень (в 2015р. – 5518), з них 4645 (3539) -  в розділі «Місцеві новини», 873 (823) – в розділі «Анонси».

Структурні підрозділи створюють та активно ведуть власні веб-сторінки, на яких висвітлюють найбільш запитувану інформацію. Створено структурними підрозділами і відкриті спільноти  в соціальних мережах, що дозволяє не тільки поширювати актуальну інформацію, але й спілкуватись з мешканцями, вивчати громадську думку:

З метою надання найбільш запитуваної інформації мешканцям та на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» на сайті міста mvk.if.ua розміщуються та постійно оновлюються усі відомості, визначені обов’язковими для оприлюднення чинним законодавством.

В  2016р. у виконавчий комітет міської ради надійшло 762 (767 - в 2015р.) запитів про публічну інформацію. З них 467  (398 - в 2015р.) надійшли поштою. Близько третини запитів -  293 за звітний період (369 – в 2015р.) надходять через інтернет-приймальню. Впровадження електронних сервісів для  спрощення спілкування з громадою стало дієвим та виправданим кроком, тому велика увага  в роботі виконавчого комітету приділяється саме таким формам роботи.

Відкритість роботи виконавчого комітету забезпечувалась шляхом оприлюднення відкритих даних на єдиному порталі використання публічних коштів  e-data, єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua, в електронній системі публічних закупівель ProZorro.

Впровадження інноваційних методів роботи дозволяє зробити діяльність виконавчих органів більш публічною, що вже четвертий рік поспіль відзначає громадянська мережа ОПОРА. Оприлюднені   результати вимірювання Індексу публічності муніципалітетів усіх обласних центрів України (окрім Донецька та Луганська), свідчать про високі показники публічності протягом останніх років демонструють Івано-Франківська, Луцька, Київська та Вінницька міська ради. Київ, наприклад, цьогоріч посів третю сходинку у рейтингу, поступившись Луцьку та Івано-Франківську.

Якщо в 2015р. загальний  індекс публічності м.Івано-Франківськ  складав  71%, то в 2016р. – 77%.  Індекс публічності міського голови Р.Марцінківа є найвищим серед усіх міських рад – 86%. Відзначена позитивна динаміка зростання рівня публічності виконавчих органів влади (з 79% в 2015р.  до 82% в 2016р.),  депутатів міської ради (з 58% в 2015р. до 64% в 2016р).

ІІІ. Питання контролю

ІІІ.1.Здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень Президента України, постанов Верховної Ради України постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови

За підсумками роботи у 2016 році відділом контролю управління організаційно-інформаційної роботи та контролю опрацьовано 310 (у 2015 році – 253) документів органів влади вищого рівня, 898 (у 2015 році – 751) рішень виконавчого комітету міської ради та 912 (у 2015 році – 630) розпоряджень міського голови. Взято на контроль 153 (у 2015 році – 92) документи органів влади вищого рівня, 696 (у 2015 році – 525) рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови. Крім цього на контролі перебуває 68 документів органів влади вищого рівня, 43 розпорядження міського голови та 65 рішень виконавчого комітету, взятих на контроль у попередньому періоді. Виконано та закрито «До справи» 65 (у 2015 році – 53) документів органів влади вищого рівня. Підготовлено 2 рішення виконавчого комітету та 6 розпоряджень міського голови про зняття з контролю 624 (у 2015 році 576) документів.

У звітному періоді підготовлено порядок денний 52 щотижневих оперативних нарад у міського голови з керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств міста, сформовано 189 (у 2015 році – 162) питань для розгляду на оперативних нарадах, за результатами яких надано 1271 (у 2015році – 1155) протокольне доручення міського голови. З них станом на 01.01.2017 року виконано у повному обсязі 98 % доручень.

Для посилення виконавської дисципліни керівництву виконавчого комітету міської ради щомісячно станом на 21 число подаються інформаційні дані про стан виконання документів усіх рівнів для відповідного реагування.

Протягом 2016 року підготовлено щоквартальні доповідні записки «Про стан виконавської дисципліни в роботі з документами у виконавчих органах Івано-Франківської міської ради та комунальних підприємствах міста», де зроблено детальний аналіз стану виконавської дисципліни, визначено систематичні порушення вимог Регламенту виконавчого комітету міської ради та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради в частині виконання контрольних документів, проаналізовано причини, що призводять до порушення термінів виконання, а також дано принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.

Як результат, за підсумками 2016 року немає жодного невиконаного документу органів влади вищого рівня та розпорядження міського голови, а кількість невиконаних рішень виконавчого комітету зменшилась і становить 4% (у 2015 році – 5%) від загальної кількості контрольних документів.